Požadavky Na Elektronické Záznamy V Bílém Domě

2023 Autor: Luccile Osborne | [email protected]. Naposledy změněno: 2023-08-04 01:19

Federální agentury musí do konce roku 2019 přijmout systémy, které ukládají a spravují všechny elektronické záznamy ve formátech, které je udržují v bezpečí a budou prohledávatelné pro budoucí generace.

V současné době mnoho agentur tiskne papírové kopie dokumentů a dalších záznamů, které jsou podle zákona povinny uchovávat, protože existují obavy, že stávající formáty souborů nebudou životaschopné 30 let po cestě, když musí tyto záznamy předat Národní správě archivů a záznamů..

Agentury musí do konce roku 2016 ukládat veškerý e-mail v elektronických formátech a do 15. listopadu 2012 jmenovat vyššího úředníka odpovědného za posílení svých programů správy elektronických záznamů, uvedl páteční sdělení Úřadu pro správu a rozpočet jednající Jeff Zients. Tito úředníci se musí sami podrobit školení národního archivu a následně musí vyvinout vzdělávací programy pro zaměstnance agentur, tj. Memo státy.

Úřad personálního managementu musí také podle oficiální zprávy do konce roku 2013 stanovit formální profesní dráhu pro úředníky správy záznamů do konce roku 2013.

Poznámka je výsledkem šestiměsíční korespondence mezi agenturami, OMB a vládní komunitou pro transparentnost.

„Správa záznamů v agenturách prostě nedostává dostatečnou prioritu a liší se od agentury k agentuře,“řekla Anne Weismann, hlavní poradkyně v Centru pro odpovědnost a etiku, hlavní skupina pro transparentnost. „Zde je koncept - a totéž se stalo s dodržováním [Zákona o svobodě informací] - zvýšit na vyšší úroveň, zdůraznit jeho význam a mít větší odpovědnost a myslím si, že je to skvělý krok.“

Celkově se Weismann vyjádřila, že je s obsahem směrnice velmi spokojena, ale ve lhůtách je zklamána.

„Mohli říct 2014 a to by pro mě stále nebylo dost rychlé, ale mohl jsem s tím žít,“řekla. „Ale je to velmi dlouhý termín. Myslím, že je velmi snadné, aby to agentury neudělaly. Je to oblast, kde agentury nechtějí utrácet své omezené dolary a myslím, že potřebují obrovský tlak.“

Memorandum také obsahuje lhůtu pro rok 2013, kdy Archivy vydají revidované pokyny k trvalému ukládání elektronických záznamů, včetně agentur metadat, které by tyto záznamy měly zahrnovat. Metadata jsou informace o vytvoření dokumentu nebo jiného digitálního produktu, jako jsou poslední upravená data připojená k dokumentu Word nebo datum a časové razítko na digitálních fotografiích.

Tyto pokyny musí také zahrnovat strategie umožňující prohledávání elektronicky uložených záznamů.

Memorandum přikazuje federální radě pro informační úředníky, aby spolupracovali s archivy a průmyslem s cílem nalézt technologii otevřeného zdroje, která splňuje vládní požadavky na správu záznamů, a začlenit požadavky na správu záznamů do budoucích akvizic cloud computingu.

Vláda je uprostřed velkého tlaku na přenos co největšího množství svého počítačového úložiště do počítačových cloudů mimo lokalitu, které mohou sbírat informace pevněji a levněji než na místě datová centra.

Získání cloudového úložiště, které je nejen ekonomické, ale také prohledatelné, je klíčem k efektivnímu režimu správy záznamů, řekl Weismann.

„Když agentury, jako je moje, podají FOIA, ne jen zřídka je odpověď administrativy„ prostě nemáme dobrý způsob, jak to hledat, “řekla.

Vládní včasné přijetí cloudového úložiště se dostatečně nezaměřilo na to, aby byl skladový materiál přístupný veřejnosti, uvedl Weismann.

„Představte si skříň, kde ji otevřete a vhoďte hromadu papírů,“řekla. "Zachováváte všechno, ale nemůžete najít vše a to je problém."

Asi 95% agentur nesplňuje současné zákonné požadavky na uchovávání svých elektronických záznamů, podle odhadu NARA založeného na vlastním hodnocení agentur.

Agentury nejsou povinny převádět většinu záznamů do NARA do 30 let po jejich vytvoření. Díky tomu je ukládání záznamů v elektronických formátech, jako jsou dokumenty Word nebo PDF, obtížné, protože technologie jejich čtení může být za 30 let nebo méně neúměrně nákladná nebo neexistující.

Archivista Spojených států David Ferriero navrhl prodloužení lhůty pro předání údajů archivu do konce prezidentské správy, během níž byl dokument vytvořen.

Obrázek s laskavým svolením iStockphoto, DHuss

• Trumpovy útoky na hlasování se obávají některých volebních funkcionářů
• Zaměstnanci HUD viděli jen několik poruch při přechodu na hromadnou práci, říká IG
• Technologie pro další fázi pandemie
• Zákonodárci hledají odpovědi od FBI, DHS o účasti na protestech

Tento článek byl původně publikován na Nextgov zde